河源职业技术学院合同管理工作程序
1.主题内容与适用范围............................................................................ 2
1.1 主题内容...................................................................................... 2
1.2 适用范围...................................................................................... 2
1.3 名词定义...................................................................................... 2
2.管理要求................................................................................................ 3
3.合同主要条款........................................................................................ 3
4.合同变更................................................................................................ 4
5.纠纷处理................................................................................................ 4
6.合同的分类及论证部门........................................................................ 5
7.管理程序................................................................................................ 6
7.1 采购类合同管理程序.................................................................. 6
7.2非采购类合同管理程序............................................................. 10
8.附件...................................................................................................... 11
9.其他...................................................................................................... 11
1.主题内容与适用范围
1.1 主题内容
本文件对学校合同管理各环节的职责、管理要求和管理程序作出明确规定。
1.2 适用范围
学校签订的各类合同和协议，包括买卖合同，财产租赁、房地产权合同，建筑修缮工程合同，联合办学合同，技术（咨询、开发、转让、服务）合同，委托合同，供水、供电、供气合同，借款合同，债权债务合同，人事聘任合同，其它具有合同性质并涉及经济来往的意向书、协议书等。
1.3 名词定义
1.3.1 经办部门：合同标的事项的使用部门或受益部门。
1.3.2 立项论证部门：负责组织对合同标的物进行前期立项论证的职能部门。特殊情况下经办部门和立项论证部门可为同一部门。
1.3.3 委托法人代表：持有学校法人代表（校长）授权委托书的校领导。
1.3.4 采购类合同：指学校与供应方经过双方谈判协商一致同意而签订的明确“供需关系”的法律性文件，包括土建类、教学设备类、图书信息类等（详见6.合同的分类及论证部门）。
1.3.5 非采购类合同：除采购类合同之外的其他合同，包括合作办学类、科技服务类、人员聘用类等（详见6.合同的分类及论证部门）。
1.3.6 招标询价工作小组：由采购办、监察审计处、财务处、资产后勤处人员和学校法律顾问组成的负责校内采购项目的招标、询价工作的小组。
2.管理要求
2.1 签订合同应当遵循平等互利、协商一致的原则，合同的主体、内容、程序应具有合法性、可行性、严密性、规范性。
2.2 对合同的会签、审核、报批、跟踪落实、结算、备案、事后检查各个环节按程序办理，责任到人。
2.3 对于涉及学校重大经济权益的合同，经办部门必须及时跟踪合同执行情况，要求对方严格履约，确保学校权益不受损害。因故意或重大过失造成学校损失的，需承担相应行政、法律或经济责任。
2.4 在采购合同的签订和执行过程中，有下列情形之一的，由学校对直接责任人和主管负责人给予相应行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（1）擅自变更标的、采购方案、采购标准的；
（2）与供货商串通，开标前泄露标底的；
（3）在采购中接受贿赂或者获取不正当利益的。
2.5 经办部门的责任直至该合同完全履行完毕后终止。合同履行完毕的标准应以合同条款或法律规定为准，一般为物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、票据交清、合同到期、无遗留交涉问题。
3.合同主要条款
当事人的名称; 标的; 数量、质量；价款、酬金及结算方式；履行的期限、地点、方式; 双方的权利和义务; 违约责任; 保修条款（含维修金额）; 合同签订的时间和地点；约定合同争议的管辖地（原则上为学校所在地法院）；根据法律和合同的性质，以及当事人一方要求必须签订的条款。
4.合同变更
4.1 采购合同的变更，由经办部门提出申请，填写《河源职业技术学院采购合同变更审批表》（附表7），经相关职能部门签批后，按以下要求报批：标的额变更在3万元以下的，由校长审定；合同标的额变更在3～10万元的，提交校长办公会讨论；合同标的额变更在10万元以上的，提交党委会议讨论。
经过上述要求审批后，采购办负责：（1）将纳入政府集中采购的项目报送市政府相关职能部门批准执行；（2）对非政府集中采购的项目，组织补签变更合同。
4.2 非采购类合同的变更，由相关职能部门提出申请，经法人代表或委托法人代表同意后补签变更合同。
5.纠纷处理
5.1 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,合同经办部门对纠纷的处理必须具体跟踪到底，涉及内部若干部门的，可以协商确定一个部门为主要经办部门，具体负责善后处理工作。
5.2 发生纠纷的处理方法主要有四种：协商、调解、仲裁、诉讼。能协商一致的，应当签订书面协议，协商调解不成的，应当在法律规定的诉讼时效内，根据合同约定，向合同仲裁机构申请仲裁，或向人民法院起诉。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。
6.合同的分类及论证部门
合同大类 |
合同 细类 |
代码[注] |
合同内容 |
论证 部门 |
签署人 |
印章及合同保管部门 |
采 购 类 |
土建类 |
TJ-m-n-x |
土建施工、建设、勘测、设计图纸、造价预算 |
资产 后勤处 |
法人代表（校长） |
学校合同章 （党政办） |
办公 用品类 |
BG-m-n-x |
大型办公器材、办公用品、办公耗材 |
基础设施 维修类 |
HW-m-n-x |
水电煤气、修缮维护、绿化、大型设备维修、学生宿舍维修 |
租赁类 |
ZL-m-n-x |
校内场地及房屋租赁 |
社会化类 |
SH-m-n-x |
校内环境卫生、安保等社会化合同、协议 |
专业教学设备类 |
JS-m-n-x |
实训仪器设备、实训耗材，用于教学的信息类设备和软件 |
教务处 |
教学设备维修类 |
JW-m-n-x |
教学设备维修 |
教材类 |
JC-m-n-x |
教材出版 |
财务类 |
CW-m-n-x |
债权债务、房地产权抵押、银行业务往来等 |
财务处 |
图书、 资料类 |
TS-m-n-x |
各种图书、资料 |
图书馆 |
信息类 |
XX-m-n-x |
电话、网络、一卡通系统设备和软件，公共教学用计算机和多媒体设备，其他电子系统和相关硬件、软件 |
信息 中心 |
广告类 |
GG-m-n-x |
广告牌、横幅、标语等 |
党政办 |
校园文化 宣传类 |
WX-m-n-x |
宣传片、宣传画册、图集、校园景观项目等 |
宣传部 |
非 采 购 类 |
继续 教育类 |
JJ-m-n-x |
各种成人学历教育、培训及培养相关合同 |
继续教育学院 |
合作 办学类 |
HB-m-n-x |
与其他单位的联合办学 |
教务处 |
委托法人代表（分管教学副校长） |
学校行政章 （党政办） |
实训 基地类 |
SJ-m-n-x |
与其他单位签订的实训基地协议 |
教务处章 （教务处） |
科研类 |
KY-m-n-x |
技术开发、咨询及转让、社会服务、专利立项申报、科技基地建设等 |
科研处 |
委托法人代表（分管科研副校长） |
科技合同章 （科研处） |
人事类 |
RS-m-n-x |
人事聘任、劳动合同 |
人事处 |
委托法人代表（分管人事副校长） |
人事处章 （人事处） |
注：[1]代码意义为：大写字母（合同细类的拼音字母）+m(收支类别，即：收入类S；支出类Z，无收支类O）+n(合同签订年份)+x（流水号）。如，2014年土建类第一份支出合同，则编号编制为TJ-Z-2014-001。
[2]合同代码由合同保管部门统一编订。
7.管理程序
7.1 采购类合同管理程序
7.1.1 【经办部门】根据实际需求，向立项论证部门提交立项申请书及《河源职业技术学院采购申请单》（附表1），重大项目须提交可行性报告。
7.1.2 【立项论证部门】负责人在立项申请单上签署意见。负责人没有把握的事项，要组织校内专家（必要时可邀请校外专家）对采购项目的必要性、可行性进行论证后再签署意见。
7.1.3 【经办部门】
（1）通过立项论证后，将金额少于3万元的事项提交校长审核；将金额在3-10万元之间的事项提交校长办公会议审议；将金额超过10万元的事项提交学校党委会审议。
（2）将审议通过的立项决议（纪要）、《河源职业技术学院采购申请单》（附表1）及其他必要的支撑材料提交监察审计处。
7.1.4 【监察审计处】
（1）会同经办部门人员向河源市政府评审中心（或者经信局、或第三方中介评审）申请价格审核，跟踪协调项目内容，避免延误。
（2）将评审结果交采购办执行。
7.1.5 【采购办】
（1）根据货物的类别和金额等确定采购方式（政府集中采购、校内集中采购、校内分散采购）和采购办法（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价）。
（2）对于按规定纳入政府采购的项目，配合政府有关职能部门开展工作。
（3）对于按规定采取校内招标形式的采购项目，组织申购部门制定用户需求书；制作招标文件，发布招标信息；组织开标、评标。
（4）对于实行竞争性谈判形式的采购项目，组织招标询价小组对三家以上供应商进行竞争性谈判。招标询价小组应在供货商进行最后报价后，按符合采购需求、质量和服务要求且报价最低的原则确定成交商。
（5）对于学校集中询价采购的项目，组织招标询价小组向三家以上供应商询价，按符合采购需求、质量和服务要求且报价最低的原则确定成交商。
（6）对于单一来源方式采购的项目，组织招标询价小组与供货商进行商务谈判后确定价格及供货方式等内容。
（7）对于需要签订合同的项目，协同和督促经办部门与供应商根据评审结果签订采购合同。
7.1.6 【招标询价工作小组】
（1）对经学校批准立项的采购项目拟订招标方案；
（2）组织开标、评标会议；
（3）初步确定中标和不中标单位，撰写项目评标报告书，履行签署程序。
7.1.7 【经办部门】根据合同任务批准依据（党委会议纪要、校长办公会议纪要、校长签批、中标通知书等），草拟合同稿，填写《采购合同审查会签表》（附表2），并将《采购合同审查会签表》按流程送达相关部门及校领导进行审查会签。
7.1.8 【党政办】对合同任务的批准依据进行审查，无误后进行合同编号。
7.1.9 【监察审计处】对合同立项及审批程序进行审查，无误后由审计负责人在合同审查会签表上签名确认。
7.1.10 【法律顾问】对合同稿是否与现行的法律法规相违进行审查，无误后由法律顾问本人在合同审查会签表上签字确认。
7.1.11 【立项论证部门】对合同稿内容与项目立项论证要求的符合度进行审查。
7.1.12 【财务处】对合同标的额、付款方式、滞保金及经费预算（来源）进行审查，无误后由部门主要负责人在合同审查会签表上签名确认。
7.1.13 【论证部门主管副校长】对合同稿进行审查，无误后在合同审查会签表上签字确认。
7.1.14 【财务主管副校长】对合同稿进行审查，并签字确认。如会签意见不统一，由财务主管副校长负责召开相关部门人员协调会，形成综合书面意见，提交校长审定。
7.1.15 【法人代表】对合同稿进行审查并签字确认。
7.1.16 【印章管理员】检查合同审查会签表，确认所有部门及责任人签字无误后，进行合同用章（或者部门行政用章）登记，并在正式合同上盖章。
7.1.17 【经办部门】
（1）合同完成签署后，将合同会签表、合同正本及与合同相关的配套材料原件移交党政办,同时将合同副本送财务处作为经济往来依据；
（2） 建立合同台帐，及时跟踪合同执行情况，要求双方严格履约，确保合同事项顺利完成；
（3） 所采购物资属于固定资产和低值资产范围的，到资产管理科办理资产登记手续；
（4） 指定专人立卷保管与采购货物相关的技术资料。大型仪器设备技术资料应列出明细清单报资产管理处备案；
（5）每年12月15日前完成该年度《已完成合同统计表》（附表3）、《执行中合同支付款项统计表》（附表4）、《执行中合同收取款项统计表》（附表5），报送该合同类别相应的合同保管部门，涉及资金往来的同时报送财务处。
7.1.18 【论证部门】作为验收召集人，负责会同采购办、资产后勤处、监察审计处和经办部门人员以及供应商、市采购管理部门指定的校外专家等对标的物的数量和质量进行验收，确认无误后验收人员在验收表上签字。如实际情况与合同不符时，论证部门应拒绝在验收表上签字，并上报本部门主管副校长。
7.1.19 【财务处】
（1）检查验收表，无验收表或实际情况与合同不符时，财务部门不予付款；
（2）每年12月底，对相关部门合同管理员报送的《已完成合同统计表》（附表3）、《执行中合同支付款项统计表》（附表4）及《执行中合同收取款项统计表》（附表5）进行审核，并在学校行政例会上进行通报。
7.1.20 【监察审计处】
（1）对合同的执行情况进行监察跟踪，每半年进行一次随机抽查；
（2）每年12月底，对相关部门合同管理员报送的《已完成合同统计表》（附表3）、《执行中合同支付款项统计表》（附表4）及《执行中合同收取款项统计表》（附表5）进行审核。
7.1.21 【立项论证部门主管副校长】
（1）当发现经办部门的实际情况与合同不符时，应马上了解情况，积极处理。如涉及金额达3万元以上的，需向校长汇报；
（2）根据财务部门通报的合同执行情况，协调、督促合同双方认真履约，保障学校权益。
7.1.22 【党政办合同管理员】
（1）每月将正在执行的1年期以上涉及经济收支的合同台账报送部门主管校领导及财务处；
（2）合同事项履行完毕后，负责将合同及有关资料移送档案室存档。
7.2 非采购类合同管理程序
7.2.1 【经办部门】根据合同任务批准依据（党委会议纪要、校长办公会议纪要、校长签批等），草拟合同稿，填写《非采购类合同审查会签表》（附表6），并将《非采购类合同审查会签表》按流程送达相关部门及校领导进行审查会签。
7.2.2 【论证部门】对合同立项依据及审批程序进行审查，无误后由负责人在合同审查会签表上签名确认。
7.2.3 【法律顾问】对合同稿是否与现行的法律法规相违进行审查，无误后由法律顾问本人在合同审查会签表上签字确认。
7.2.4 【法人代表或委托法人代表】对合同稿进行审查并签字确认。
7.2.5 【印章管理员】检查合同审查会签表，确认所有部门及责任人签字无误后，进行合同用章（行政用章）登记，并在正式合同上盖章。
7.2.6 【合同保管部门】负责将合同及有关资料归档保存。每月将正在执行的1年期以上涉及经济收支的合同台账报送部门主管校领导及财务处。
7.2.7 【校长】合同的变更、解除都需经校长审核后签字，并加盖合同专用章方能生效。
8.附件
8.1 采购申请单（附表1）
8.2 采购合同审查会签表（附表2）
8.3 年度已完成合同统计表（附表3）
8.4 年度执行中合同支付款项统计表（附表4）
8.5 年度执行中合同收取款项统计表（附表5）
8.6 非采购合同审查会签表（附表6）
8.7 采购合同变更审批表（附表7）
9.其他
9.1 本文件自发布之日起执行，原《河源职业技术学院合同管理工作程序》（HZY/QP-2010-46）、《河源职业技术学院采购工作管理程序》（HZY/QP-2010-39）同时废止。
9.2 本文件由党政办负责解释。
河源职业技术学院
2015年5月25日
附表1
河源职业技术学院采购申请单 |
经办(申请)部门 |
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时 间 |
年 月 日 |
申请理由（依据）： |
预 算 支 出 申 请 项 目 |
序号 |
支 出 项 目 |
技 术 规 格 |
制造厂名 |
单价(估) (元) |
数 量 |
金额(估) (元) |
1 |
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合 计 |
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经办人 |
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经办部门 领导 |
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资金 来源 |
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立项论证 部门审核 |
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主管校领导 |
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财务处 审核 |
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主管校领导 |
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业务主管校领导审核： |
校长意见： |
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附表2
采购合同审查会签表
合同名称 |
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合同编号 |
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合同对方 |
单位名称 |
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资信 |
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合同任务的批准形式 |
党委会议□ 校长办公会议□ 校长签批□ |
合同标的 |
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经办部门 |
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经办部门负责人 |
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本合同文本已认真审核，完全符合甲乙双方的真实意思表示；通过招标采购的，合同文本与招标文件、中标的投标人文件和参考合同文本无实质性变更。对违反本承诺所造成的后果，本人愿意承担相应责任。 经办人： 年 月 日 |
审计部门审查意见：（对合同立项及审批程序进行审查） |
法律顾问审查意见： |
项目立项论证部门负责人：（对合同内容与项目立项要求符合度进行审查） |
财务部门复核意见：（对合同标的额、付款方式、滞保金及经费预算进行审查） |
论证部门主管副校长意见： 年 月 日 |
财务主管副校长意见： 年 月 日 |
法人代表或委托法人代表意见： 年 月 日 |
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注：本表需提供合同任务的批准文件，如党委会议纪要、校长会议纪要、校长签批单等。采购合同还必须提供中标通知书或采购小组意见书。
附表3
20 年度已完成合同统计表
合同名称 |
合同编号 |
应支金额 |
实支金额 |
应收金额 |
实收金额 |
经办部门 |
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已完成合同总数 |
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实支总额 |
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应支总额 |
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应收总额 |
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实收总额 |
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财务审核 |
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审计审核 |
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附表4
截止20 年 月执行中合同支付款项统计表
合同名称 |
合同编号 |
标的额 |
本年应支 |
金额变更 |
累计支付 |
余额 |
合同终止 日期 |
经办部门 |
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合同总数 |
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实支总额 |
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变更总额 |
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财务审核 |
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审计审核 |
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附表5
截止20 年 月执行中合同收取款项统计表
合同名称 |
合同编号 |
标的额 |
本年应收 |
金额变更 |
累计收取 |
余额 |
合同终止 日期 |
经办部门 |
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合同总数 |
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实收总额 |
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变更总额 |
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财务审核 |
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审计审核 |
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附表6
非采购类合同审查会签表
合同名称 |
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合同编号 |
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合同对方 |
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合同任务的批准形式 |
党委会议□ 校长办公会议□ 校长签批□ 其他□ |
经办部门 |
|
经办部门负责人 |
|
本合同文本已认真审核，完全符合甲乙双方的真实意思表示。 经办人： 年 月 日 |
论证部门意见：（对合同立项依据及审批程序进行审查） |
法律顾问审查意见： |
法人或委托法人意见： 年 月 日 |
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注：本表需提供合同任务的批准文件，如党委会议纪要、校长会议纪要、校长签批单等。采购合同还必须提供中标通知书或采购小组意见书。
附表7
河源职业技术学院采购合同变更审批表 |
合同名称 |
|
合同 编号 |
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供应商 |
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合同 金额 |
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使用单位 |
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经费/项目负责人 |
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已付合同金额 |
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采购方式 |
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采购编号 |
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采购 经办人 |
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招标/采购机构 |
|
合同变更理由 |
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合同变更内容 |
原内容： |
变更后内容： |
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变更前的金额： |
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变更后的金额： |
|
供应商对变更的处理意见 |
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供应商负责人签字（加盖单位公章）： |
经费/项目负责人申明 |
本人保证上述合同内容变更是符合建设项目要求的，变更后的内容等于或优于原来的内容，而且上述变更不违背《合同法》《政府采购法》《招投标法》等相关法律。 |
经费/项目负责人签字： |
立项论证部门意见 |
|
签字： |
监察审计处意见 |
|
签字： |
主管校领导意见 |
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签字： |
校长意见 |
签字： |
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河职院发15-15号（HZY QP-2015-95）河源职业技术学院合同管理工作程序.pdf
